工作记录■★■★■，用 QF 标识 (Quality Form) ，是开展各项工作后形成的工作记录★◆★★， 是实施各过程形成的实施结果或效果的证明材料。

　　作业指导文件，用 QI 标识 (Quality Instruction) ，详细规定如何开展某项工作■■■，是程序文件的支持性文件。内容包括开展某项工作的主要目的■■、范围■■◆★、职责★◆★■★、步骤、方法、绩效 考核及风险机遇的控制等内容。通用文件■★◆◆★◆， 用 QG 标识 (Quality General-file) ■■，是基于 ISO9001 质量管理理念，覆盖装 备、质量控制、传输★■◆◆、产品全流程的国、省、市、县通用的各类气象观测业务管理文件。

　　观测业务总体可分为业务过程◆■★、支撑过程和管理过程三大过程。结合PDCA（策划-实施-检查-改进）理念，观测质量管理体系由◆■“3-332”总体架构调整为“3-566”的体系架构，三大过程的划分更加细化■◆★■。

　　质量手册，用 QM标识（ Quality Management），是对一个单位建立 质量管理体系的总体概括性描述，是质量战略的体现■★◆■◆，是实施质量管理体系的基础观测业务总体可分为业务过程、支撑过程和管理过程三大过程★◆■★★■。结合 PDCA（策划 -实施 -检查 -改进）理念，观测质量管理体系由 “3-332”总体架构调整为 “3-566■★◆”的体系架构，三大过程的划分更加细化★★■★。

　　2023版的体系文件由质量手册★★◆◆、程序文件、通用文件■★◆★★★、作业指导书和工作记录组成。

　　程序文件★★◆★◆，主要包括开展该项工作的主要目的★■、范围◆◆■■■★、 职责■★★★◆◆、流程、绩效考核及风险机遇的控制等内容。内容不涉及某个具体工作的技术性细节◆◆， 应体现策划 - 实施 - 检查 - 改进 (PDCA) 和何因★◆■■、何事、何地★★■、何时、何人、何法 (5W1H) 的管理方法。